Universidad Tecnológica Metropolitana
Facultad de Ciencias de la Construcción
Escuela de Construcción Civil
Gestión de Proyectos de Ingeniería
“Comunicaciones
PMBOK”
Área de gestión: Comunicaciones
Alumnos: Valentina Barahona
Alex Diemer María
José Pezoa
Fecha inicio: 27/10/2008
Fecha término: 03/11/20008
1.- Objetivos
1.1.- Objetivo General
- Investigar según la guía PMBOK qué función cumple el área de gestión de Comunicaciones dentro de un Proyecto.
1.2.- Objetivos Específicos
- Identificar los distintos procesos en que se divide esta área.
- Conocer a “grandes rasgos” las funciones de cada uno de los procesos anteriores.
2.- Introducción
La gestión de comunicación de un proyecto asegura la generación, recogida, distribución, almacenamiento, recuperación y destino final de la información tanto en tipo como forma.
Así también la gestión de comunicación presenta los enlaces cruciales entre las personas y la información, para obtener comunicaciones exitosas. Esto involucra a todas las personas participantes del proyecto, tanto el director del proyecto, equipo de proyectos, interesados, el cliente y el patrocinador, donde todos ellos deben comprender como afectan al proyecto en su totalidad, incluyéndose en los siguientes procesos: Planificación de las Comunicaciones, distribución de
El arte de las comunicaciones al ser un tema amplio incluye una gran cantidad de fundamentos, entre ellos:
- Modelos emisor – receptor: dependiendo de la situación, escoger la forma de entregar la información.
- Elección del medio: dependiendo de la situación escoger la forma de entregar la información.
- Estilo de redacción: voz activa v/s voz pasiva, estructuras de las oraciones y elección de las palabras.
- Técnicas de presentación: lenguaje corporal y diseño de ayudas visuales.
- Técnicas de gestión de reuniones: preparación de un orden del día y gestión de conflictos definidos en un modelo emisor – receptor, en donde sus componentes claves son:
Codificar: traducir ideas y pensamientos a un lenguaje comprensible.
Mensaje: salida de la codificación.
Medio: el método usado para transmitir el mensaje.
Ruido: todo lo que interfiere en la transmisión y comprensión del mensaje.
Decodificar: traducir el mensaje nuevamente a pensamientos o ideas con sentido.
En otro sentido el receptor puede dar señal de haber recibido el mensaje, no obstante sin necesidad de asentir o rechazar el mismo, así también la respuesta a un mensaje significa que el receptor decodifica, comprender y responde al mensaje
El área de gestión de las Comunicaciones consta de 4 procesos claramente definidos:
3.1.- Planificación de las Comunicaciones
3.2.- Distribución de
3.3.- Informar el Rendimiento
3.4.- Gestionar a los Interesados
3.1.- Planificación de las Comunicaciones
Esta área responde a las siguientes interrogantes:
- ¿Quién necesita la información?
- ¿Cuándo la necesita?
- ¿Cómo le será suministrada?
- ¿Quién la suministrará?
Todas las áreas necesitan comunicarse entre ellas durante el trascurso de todo el proyecto. Para mantener un orden se requiere formalizar los métodos para distribuir la información, así el nivel de entendimiento es mejor y no se presta para confusiones. Esto es un factor importante en el éxito del proyecto.
Los puntos más importantes se determinan al inicio del proyecto, como lo nombrado en el párrafo anterior. Sin embargo hay que estar constantemente controlando en todo lo largo del proyecto que lo dispuesto se esté cumpliendo, y que aún sea aplicable a la situación (actualizaciones)
El área de Comunicaciones está vinculada con los factores ambientales y las influencias de la organización de la empresa, ya que la forma de estructura tiene un efecto importante sobre los requisitos de las comunicaciones.
3.2.- Distribución de
Este proceso consta de tener la información necesaria oportunamente y a disposición de los interesados en el proyecto. La distribución de la información incluye implementar el plan de gestión de esta área, y responder a las solicitudes inesperadas de información.
3.3.- Informar el Rendimiento:
Este proceso recoge los datos de la línea base y distribuye la información sobre el rendimiento a los interesados. La información sobre le rendimiento incluye la manera en que se están utilizando los recursos para cumplir con los objetivos del proyecto.
El proceso de informar el rendimiento generalmente debe proporcionar información sobre el alcance, el cronograma, los costes y la calidad. A veces, según el proyecto, requieren información sobre le riesgo y las adquisiciones.
3.4.- Gestionar a los Interesados:
Esto se refiere a gestionar las comunicaciones para satisfacer las necesidades de los interesados y resolver polémicas entre ellos y con ellos. Esto conlleva a que el proyecto no se desvíe de su curso debido a problemas sin resolver, además mejora la capacidad del grupo de personas para trabajar de forma sinérgica y disminuye las interrupciones durante el proyecto.
Normalmente, el director del proyecto es el responsable de la gestión de los interesados.
4.- Conclusión
La gestión de la comunicación comprende en su plenitud todos los flujos de información posible dentro de la realización de un proyecto. Es por ello que es imprescindible, puesto que formula cuáles serán los cánones o formatos de comunicación así como distribución de información de rendimientos y gestión de interesados, dado que dentro del proyecto será la entrega precisa y oportuna de información lo que definirá la velocidad y calidad de su puesta en marcha.
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